Invitar al personal en tu cuenta AfterSchool HQ es esencial para fomentar la colaboración y maximizar la productividad dentro de tu equipo. En este artículo aprenderás a como invitar y administrar de forma efectiva a tu personal dentro de tu cuenta.
Para su comodidad, hemos creado una video guía con los contenidos de este artículo.
Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta AHQ.
Paso 2. Navega hacia la sección de "Cuentas y Configuraciones".⚙️
Paso 3. Haz clic en "Personal".
Paso 4. Puedes invitar a miembros de equipo haciendo clic en el botón de "Invitar a Miembro de Equipo" que aparece en la parte superior derecha de la pantalla.
Paso 5. Elije el Tipo de Cuenta para el usuario de la lista que te aparecerá en la parte inferior de la pantalla.
Below you can fine the descriptions of each Account Type
¿Qué tipo de acceso tiene cada Tipo de Cuenta?
Roles Administrativos
Administrador: Puede ver y editar todas las configuraciones de todas las actividades que se encuentren en la cuenta.
Tesorero: Sólo puede ver y editar las finanzas de la cuenta (no posee acceso a la información de actividades o de los estudiantes.
Patrocinado por Escuela (Recolección de Pagos para la Escuela)
Director de Programa: Similar a Administrador, pero sólo para actividades que el director de programa haya creado.
Instructor: Puede ver y editar todos los artículos relacionados a sus actividades, a excepción de información financiera.
Roles de Proveedor
Organizaciones Externas: Para los proveedores externos que quieras invitar a que organicen actividades dentro de tu escuela. Ellos no trabajan directamente para tu organización y pueden recolectar sus propios fondos para todas las actividades que ellos proporcionen.
Instructor Pagado: Para maestros o cualquier otro tipo de personal dentro de tu escuela que organicen sus propias actividades que sean pagadas directamente a sus cuentas.
**Estos roles de proveedor requerirán que creen sus propias cuentas AHQ pero se les dará acceso para publicar programas directamente en tu perfil de la escuela. Esto hace que, encontrar todas los programas que están disponibles en tu escuela, sea más fácil para los padres de familia.
Al requerir que los proveedores de actividades creen perfiles separados, los padres podrán depositar pagos directamente a sus cuentas. Esto ayudará a que no tengas que rutar pagos a distintos proveedores.
Al elegir la a opción de organización externa o instructor pagado te llevará a otra pantalla llamada Administración de Proveedores.
Paso 6. Al elegir un rol administrativo o a un proveedor patrocinado por escuela te permitirá agregar su dirección de correo electrónico y un mensaje opcional para incluir en su invitación. Haz clic en el botón de "Enviar Invitación" cuando estés listo para enviar la invitación. Ellos recibirán un mensaje de correo electrónico automatizado para completar su registro en AfterSchool HQ. Después de que hayan completado su registro, podrás verlos agregados en la página de configuración de "Personal".
Paso 7. El nuevo miembro de personal recibirá una invitación a través del correo electrónico. Para finalizar configurando tu cuenta, haz clic en el enlace proporcionado por AHQ.
Paso 8. Llena el resto de la información y haz clic en "Registrarme"
Una vez que la cuenta del proveedor haya sido creada, ellos podrán crear nuevas actividades y emitir nuevas actividades para que sean publicadas en tu página de perfil de la escuela.,
Paso 9. El titular de la cuenta o administrador será notificado a través de su correo electrónico, sobre la solicitud de publicación de la nueva actividad y podrás aprobar la actividad para que sea visible para los padres de familia y puedan registrar a sus hijos.
Puedes también quitar a un miembro del Personal
Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta AHQ.
Paso 2. Mueve el cursor hacia "Cuenta y Configuraciones" ⚙️.
Paso 3. Haz clic en "Configuraciones".
Paso 4. Haz clic en "Personal".
Paso 5. Encuentra el miembro del personal que quieras quitar y haz clic en el botón de Quitar .
Paso 6. Tendrás una ventana emergente confirmando que quieres quitar el miembro del personal y te avisará que si quieres volver a agregar a ese miembro del personal tendrás que volver a enviar la invitación. Haz clic en el botón de "Quitar Miembro de Equipo" si estás seguro que quieres quitar al miembro del equipo.
Cómo cambiar el accesso de cuenta del usuario:
Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta AHQ.
Paso 2. Dirígete a la sección de "Cuenta y Configuraciones"⚙️.
Paso 3. Haz clic en "Personal".
Paso 4. Haz clic en el menú desplegable que aparece junto al nombre del usuario que quieres cambiar y elige el nuevo tipo de cuenta.
Paso 5. No olvides Guardar
Para Administrar a Proveedores Externos:
Puedes también navegar a esta pantalla usando el menú lateral izquierdo yendo a Cuenta y Configuraciones > Configuraciones > Proveedores.
You can also navigate to this screen by using the left menu to Account & Settings > Settings > Providers.
Verás un enlace de invitación en la parte superior de la pantalla: "Enlace de invitación para compartir con proveedores". Necesitarás copiar ese enlace y compartirlo con tu proveedor a través de correo electrónico o el método de tu preferencia.
- Una vez que estés en la pestaña de Proveedores, verás todos los proveedores autorizados en tu cuenta.
- Requiere de Permisos para Publicar.
- La opción de "Requerir Permisos de Publicación" puede ser habilitada aquí. Cuando está habilitada, AHQ te enviará un mensaje de correo electrónico cada vez que un proveedor quiera publicar una actividad en el perfil de tu escuela. Tendrás que revisar manualmente y aprobar la actividad antes de que los padres de familia puedan verla y puedan inscribirse en ella.
- Cuando la opción de Requerir Permiso de Publicación no está habilitado, los proveedores pueden crear una nueva actividad e inmediatamente será publicada en el perfil de tu escuela para los padres.
- Mostrar todos los Programas
- La opción de "Mostrar todos los Programas" puede ser habilitada aquí. Cuando está habilitada, TODAS las actividades creadas por este proveedor estarán asociadas con tu cuenta. (Recomendamos que mantengas esta opción DESHABILITADA).
Algunos comentarios adicionales:
- No invites a proveedores o maestros a tu propia cuenta a menos que la persona esté administrando un evento patrocinado por la escuela de forma gratuita o donde el dinero deba ser depositado a la cuenta de tu escuela,
- Cuando los proveedores publiquen una actividad, deben ingresar tu ubicación escribiendo el nombre de tu escuela y seleccionarla desde la integración de Google Maps en la pantalla de ubicación de actividad cuando la actividad esté siendo creada.
- Si los proveedores ya tienen una cuenta existente, pueden ingresar tu ubicación escribiendo el nombre de tu escuela y seleccionarla desde la integración de Google Maps en la pantalla de Ubicación de Actividad cuando la actividad esté siendo creada para que pueda ligarse a tu escuela cuando haya sido aprobada.
- Para poder recolectar y transferir pagos, los proveedores serán guiados por el software para conectar sus cuentas de pagos. Esto nos permite hacer depósitos rápidos - un horario continuo de 2 días para los pagos con tarjeta de crédito, y un horario continuo de 5 días para los pagos ACH.
💡 Si tienes preguntas o llegas a tener dificultades técnicas con Cómo Invitar y Administrar al Personal, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte técnico en la dirección: support@afterschoolhq.com.